Der Dienstplanbauer – Xaver Bauer als Cartoon mit Dienstplan
27 Einrichtungen 6 TrägerInnen

Umsetzungserfahrung aus stationärer Altenpflege, Eingliederungshilfe und Jugendhilfe.

Vertrauen aus begleiteten Einrichtungen
ASB Baden-Württemberg 12 Einrichtungen GFA mbH 9 Einrichtungen Novalis Diakonie 4 Einrichtungen Geschwister de Haye'sche Stiftung 1 Einrichtung
PeBeM-Beratung, Dienstplanung & stationäre Tourenplanung

Sie lösen jeden Tag Probleme,
die gar nicht entstehen müssten.

Leasing, Überstunden, Belegungsstop – wir lösen die Probleme, die Ihre Dienstplanung, stationäre Tourenplanung und Ablauforganisation heute verursachen. Mit Pflegefachkompetenz und Struktur – praxisnah, messbar, auf Augenhöhe.

DienstplanBauer ist der Spezialist, wenn PeBeM nicht nur beraten, sondern in reale Schichten, Rollen, Abläufe und messbare Steuerung übersetzt werden soll.

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§113c SGB XI
PeBeM-Fachberater
bpa-Kooperationspartner
Das Vier-Schritte-System

Analyse, Planung, Umsetzung und Evaluation: eine einfache Logik für Ihre Einrichtung.

DienstplanBauer führt Beratung, PeBeM, Dienstplanung, Rollenmatrix und stationäre Ablauforganisation. So bleibt sofort klar, was zuerst verstanden, entschieden, umgesetzt und nachgehalten wird.

1. Analyse Verstehen, wo Zeit, Personal und Prozesse wirklich stehen.

Die Analyse zeigt, was im Wohnbereich tatsächlich passiert und wo Dienstplanung, QN-Mix oder Abläufe nicht zusammenpassen.

  • Ablaufanalyse: genutzte und ungenutzte Arbeitszeit je Wohnbereich
  • Dienstplananalyse: Pflegeschlüssel, Soll-Ist-Abgleich und Netto-Stundenbedarf
  • Personalanalyse: Kompetenz, Qualifikation, Potenzial und Fortbildungsbedarf
Ablaufanalyse starten 2. Planung Aus Analysewerten werden Dienste, Rollen und Regeln.

Planung bedeutet nicht nur Dienstplan schreiben. Es geht um Rollen, Nettozeit, Regelbesetzung und eine Tagesstruktur, die fachlich trägt.

  • Rollenmatrix, Delegation und Fachkraftverantwortung
  • Netto-Dienstplanung aus Ausfall, Bedarf und Qualifikation
  • Regelbesetzung pro Wohnbereich, QN und Schicht
Planung ansehen 3. Umsetzung Der geplante Ablauf kommt in den laufenden Dienst.

Leitung und Teams werden begleitet, bis Aufgaben, Zeiten, Verantwortung und stationäre Tourenplanung im Alltag verstanden und umgesetzt werden.

  • Workshops mit EL, PDL, WBL und Mitarbeitenden
  • Stationäre Ablauforganisation und Tourenplanung einspielen
  • PeBeM-Light, Interimsmanagement oder Krisenstabilisierung bei Bedarf
Umsetzung ansehen 4. Evaluation Nachhalten, ob Prozesse, Dienstplan und Alltag zusammenpassen.

Evaluation prüft, ob die Umsetzung wirkt: weniger Druck, klarere Verantwortung, bessere Steuerbarkeit und nachvollziehbare Kennzahlen.

  • Soll-Ist-Abgleich für Dienste, Maßnahmen und Qualifikationen
  • Leasing, Mehrarbeit, Resturlaub und Belegungsdruck bewerten
  • ROI, Pflegesatzlogik und nächste Korrekturen ableiten
Fallstudien ansehen
Einfach gesagt: DienstplanBauer führt den Prozess. VitalDesk liefert der PDL das digitale Ablaufanalyse-Instrument, mit dem Arbeitszeit, Maßnahmen und QN-Mix endlich steuerbar werden. Ablaufanalyse ansehen →
Messbare Wirkung

Was sichtbar wird, wenn Struktur pflegerischer Leistung folgt.

Die anonymisierten Fallstudien zeigen keine Idealwelt, sondern typische Muster aus echten Projekten: weniger Druck im Dienstplan, bessere Steuerbarkeit und ein wirtschaftlicher Nutzen, der für Träger nachvollziehbar wird.

Leasing senken bis 700.000 €

realistisches jährliches Wirkungspotenzial aus weniger Leasing, Mehrarbeit und Belegungsdruck in einer anonymisierten Beispielrechnung.

Mehrarbeit steuern Resturlaub & Überstunden

wieder sichtbar machen, Verantwortlichkeiten klären und Dienstplanung nicht länger als reines Reagieren betreiben.

Belegung stabilisieren weniger Belegungsstopps

weil Personalbedarf, Nettozeit, Qualifikationsmix und Abläufe in einem gemeinsamen Bild gesteuert werden.

Die Zahlen werden bewusst anonymisiert und einrichtungsbezogen eingeordnet. Es geht nicht um Versprechen, sondern um transparente Steuerbarkeit.
In der Sozialwirtschaft neu

Das unersetzbare Ablaufanalyse-Instrument für Pflegedienstleitungen.

Pflegedienstleitungen können einen Wohnbereich kostenlos analysieren. Nicht über pauschale Annahmen, sondern über die echte Arbeitswirklichkeit: Wer ist im Früh-, Spät- und Nachtdienst mit welchem QN oder Bereich im Dienst, wie viele Stunden stehen zur Verfügung und welche direkten oder indirekten Maßnahmen werden tatsächlich umgesetzt?

VitalDesk ist das digitale Instrument. DienstplanBauer übersetzt das Ergebnis in Führung, Planung und Umsetzung. Jede Maßnahme wird pro Mitarbeiter und Schicht im 5-Minuten-Takt erfasst und zur real verfügbaren Dienstzeit ins Verhältnis gesetzt. Daraus erkennt die PDL, ob Dienstplan, Maßnahmenplanung, QN-Mix und Verantwortlichkeiten im Wohnbereich zusammenpassen.
Fachliche Aufforderung: Maßnahmen müssen durch mindestens QN4 definiert werden. Maßnahmen und die damit verbundenen pflegefachlichen Entscheidungen nach § 4 Pflegeberufegesetz gehören in die Verantwortung einer Pflegefachkraft. Das VitalDesk-Angebot zur Ablaufanalyse unterstützt Einrichtungen dabei, Maßnahmen, QN, Schichten und Auswertung nachvollziehbar zu verbinden. VitalDesk-Angebot zur Ablaufanalyse öffnen →
Unersetzbar für Pflegedienstleitungen. Eine PDL kann Teams nur wirksam führen, wenn sie sieht, welche Arbeit wirklich stattfindet, welche Maßnahmen nicht abgebildet sind und wo Zeit ungenutzt bleibt. Wenn bis zu 47 % Arbeitszeit offen bleiben, wird die Ablaufanalyse zum Führungsinstrument statt zur Zusatzaufgabe.
  • Ein Wohnbereich ist kostenlos, damit Einrichtungen den Steuerungswert ohne Projektstart und ohne Risiko prüfen können.
  • Direkte Pflege, indirekte Pflege, Betreuung und Hauswirtschaft werden nicht geschätzt, sondern pro Person und Schicht ausgewertet.
  • Das Ergebnis zeigt Geschäftsführung, EL und PDL, wo Arbeitszeit gebunden ist, wo sie offen bleibt und wo Abläufe, Rollen und Touren neu sortiert werden müssen.
Wer ist da? Früh-, Spät- und Nachtdienst pro Mitarbeitendem, QN/Bereich und Stunden erfassen
Was passiert? tatsächlich umgesetzte Maßnahmen pro Mitarbeiter und Schicht im 5-Minuten-Takt hinterlegen
Was steuert die PDL? genutzte und ungenutzte Arbeitszeit, QN-Mix und nächste Planungsschritte aus aktuellen Eingaben ableiten
Angebot ansehen Einordnung besprechen
Das Struktur-folgt-pflegerischer-Leistung-System

Struktur folgt pflegerischer Leistung.

Erst wenn klar ist, welche pflegerische Leistung wann, wo und durch welche Qualifikation erbracht werden muss, kann Dienstplanung wirklich tragen. Daraus entsteht ein System, das Fachlichkeit, Wirtschaftlichkeit und Alltag zusammenführt.

Analyse Ablaufanalyse, Dienstplananalyse und Personalanalyse sichtbar machen.
Planung Rollenmatrix, Nettozeit, Fachkraftverantwortung, Assistenzrollen und stationäre Ablauforganisation ordnen.
Umsetzung Leitung, Wohnbereiche und Teams begleiten, bis Dienstplanung und Tagesstruktur im Alltag funktionieren.
Evaluation Wirkung über Kennzahlen, Maßnahmen, Nettozeit, ROI und Qualifikationsmix nachhalten und nachsteuern.
Methodik ansehen Rollenmatrix-Fachartikel lesen Methode besprechen
Woran Sie gute PeBeM-Begleitung erkennen

Gute Begleitung macht Ihre Einrichtung unabhängiger.

PeBeM-Beratung darf kein endloses Projekt werden. Gute Begleitung schafft Klarheit, befähigt Leitung und Teams und übergibt eine Struktur, die im Alltag weitergeführt werden kann.

Nicht nur Berechnung

Die Zahlen werden in Rollen und Schichten übersetzt.

Personalbemessung, Qualifikationsmix und Rollenmatrix müssen im Früh-, Spät- und Nachtdienst erkennbar werden.

Nicht nur Software

Erst die Aufgabenlogik, dann das digitale Werkzeug.

Software kann sichtbar machen. Sie ersetzt aber nicht die fachliche Entscheidung, wer welche Verantwortung trägt.

Nicht künstlich verlängern

Ein gutes Projekt hat Entscheidungen und Übergabe.

Beratung muss ins Tun führen: klare Zwischenergebnisse, testbare Routinen und Eigensteuerung statt dauerhafter Abhängigkeit.

DienstplanBauer arbeitet umsetzungsorientiert: Ziel ist nicht, Projekte möglichst lange laufen zu lassen, sondern Ihre Einrichtung so zu befähigen, dass PeBeM, Dienstplanung, Rollenmatrix und Ablauforganisation im Haus getragen werden.
1 EinrichtungQuickcheck, Rollenmatrix und erste Dienstplanlogik schnell arbeitsfähig machen.
PilotEin Haus als Muster nutzen, ohne die Besonderheiten anderer Häuser zu ignorieren.
TrägergruppeStandards für 4, 9 oder 12 Einrichtungen aufbauen und lokal anpassen.
MultiplikatorenEL, PDL und Wohnbereiche befähigen, damit die Struktur nach dem Projekt weiterlebt.
Methodik im Detail Rollenmatrix-Fachartikel Kompetenzentwicklung Anonymisierte Fallstudien
Kompetenzentwicklung

PeBeM beginnt nicht bei der Aufgabe, sondern beim Menschen.

In der Sozialwirtschaft entscheidet sich Umsetzung nicht nur an Stellenanteilen, sondern daran, ob Mitarbeitende wissen, welche Verantwortung sie tragen dürfen, können und schrittweise entwickeln sollen.

Deshalb verbinde ich Rollenmatrix, Anleitung, Delegation, Dienstplanung und Ablauforganisation: Kompetenzen werden sichtbar, Rollen werden sicherer und Teams wachsen in eine Struktur hinein, die fachlich trägt.

Kompetenzentwicklung ansehen Rollenmatrix lesen
Praxisnahe Umsetzung

Nicht nur beraten. Gemeinsam in den Alltag übersetzen.

Ich verbinde Dienstplanung, Ablauforganisation, Qualifikationsmix, Wirtschaftlichkeit und die Menschen, die den Alltag tragen. So entsteht kein Konzept für die Schublade, sondern eine Struktur, die im Haus funktioniert.

Operativ mit allen Ebenen

Gemeinsam mit Geschäftsführung, Einrichtungsleitung, PDL, Wohnbereichsleitungen und Teams. Dort, wo Dienstplanung und Abläufe täglich entschieden werden.

Umsetzung statt Konzeptordner

Aus Analyse werden Entscheidungen: Regelbesetzung, Ausfalllogik, Verantwortlichkeiten und nächste Schritte, die Leitung und Team wirklich tragen können.

Begleitung vor Ort

Fachwissen wird erst wirksam, wenn Menschen Sicherheit gewinnen. Deshalb gehören Gespräche, Workshops und Nachsteuerung fest zur Begleitung.

Ein Steuerungssystem

Netto-Dienstplanung, Kennzahlen, Pflegesatzlogik, Qualifikationsmix, stationäre Tourenplanung und Ablauforganisation werden zusammengeführt.

Der Unterschied: Es geht nicht um einzelne Bausteine nebeneinander, sondern um das Zusammenspiel aus Strategie, Alltag und messbarer Steuerung.
Ergänzend ab September buchbar
Interimsmanagement Altenhilfe als Nebenangebot

Leitung auf Zeit. Struktur, die bleibt.

Der Kern bleibt PeBeM-Umsetzung, Rollenmatrix, Dienstplanung und stationäre Ablauforganisation. Wenn Einrichtungsleitung oder Pflegedienstleitung kurzfristig fehlen, braucht eine Einrichtung zusätzlich mehr als reine Überbrückung. Es braucht jemanden, der Verantwortung übernimmt, den Alltag stabilisiert und zugleich daran arbeitet, dass die nächste Leitung nicht wieder in denselben Druck startet.

Deshalb verbinde ich Interimsmanagement mit nachhaltiger Organisationsarbeit: Dienstplanung, Ablauforganisation, Qualifikationsmix, Kommunikation, Kennzahlen und Übergabe werden so geordnet, dass die Einrichtung während der Vakanz handlungsfähig bleibt und danach stabiler weiterarbeiten kann.

Interimsmanagement ansehen Verfügbarkeit anfragen
PeBeM-Light

Stabilisieren, wenn der Qualifikationsmix gerade nicht aufgeht.

PeBeM-Light ist für Kriseneinrichtungen und Häuser gedacht, die den Personalanforderungen nach Qualifikation aktuell nicht gerecht werden können. Nicht als Schönrechnung, sondern als ehrlicher Übergangsmodus mit klarem fachlichem Ziel.

Wir machen sichtbar, wo Qualifikationslücken bestehen, welche Risiken daraus entstehen und welche Aufgaben im Alltag sofort priorisiert, entlastet oder neu sortiert werden müssen. PeBeM-Light ersetzt keine notwendige Fachlichkeit – es hilft, handlungsfähig zu bleiben, bis eine tragfähige Zielstruktur erreicht werden kann.

PeBeM-Light besprechen PeBeM-Light Seite ansehen

Kennen Sie das?
Ihr Dienstplan steht – aber Ihr Alltag nicht.

Die häufigsten Probleme, die wir in Einrichtungen vorfinden:

✕Leasingpersonal als Dauerzustand – teuer, instabil, qualitätsgefährdend
✕Belegungsstop, weil Personal fehlt – jeder leere Platz kostet bares Geld
✕Resturlaub-Berge, die nie abgebaut werden – rechtliches Risiko und Zeichen für Überlastung
✕Hohe Krankheitsquoten – wer ständig einspringt, wird selbst krank
✕Mehrarbeitsstunden ohne Ende – Frustration steigt, Fluktuation folgt
✕Urlaubschaos in Ferienmonaten – alle wollen gleichzeitig, es bleibt nur Notbetrieb
Genau diese Probleme lösen wir. Systematisch, messbar, dauerhaft.
Jetzt anpacken In 30 Minuten klären wir, wo Ihre größte Entlastung liegt. Kurzer Blick auf Dienstplanung, stationäre Tourenplanung, Ablauforganisation und die wirtschaftlichen Hebel Ihrer Einrichtung.
Kostenloses Erstgespräch buchen
Warum PeBeM-Projekte scheitern

PeBeM scheitert selten an der Berechnung. Es scheitert an der Umsetzung im Haus.

Viele Einrichtungen haben Tabellen, Stellenkorridore und gute Absichten. Trotzdem bleiben Leasing, Mehrarbeit und Belegungsdruck bestehen, weil Dienstplanung, stationäre Tourenplanung, Ablauforganisation, Qualifikationsmix und Pflegesatzlogik nicht als ein Steuerungssystem geführt werden.

Woran Umsetzung häufig hängen bleibt
!

PeBeM bleibt eine Tabelle

Die Berechnung ist da, aber Rollen, Schichten und Aufgaben im Wohnbereich bleiben unverändert.

!

Netto-Dienstplanung fehlt

Urlaub, Krankheit, Fortbildung und Ausfälle werden nicht konsequent in die Regelbesetzung übersetzt.

!

Verantwortung bleibt unklar

Fachkraftaufgaben, Assistenzaufgaben und Leitungsroutinen sind nicht trennscharf genug geregelt.

!

Teams werden zu spät mitgenommen

Wenn Mitarbeitende nur neue Pläne bekommen, aber den Sinn nicht erleben, entsteht Widerstand statt Entlastung.

!

Der Pflegesatzbezug fehlt

Ohne belastbare Kennzahlen bleibt schwer belegbar, welcher Personaleinsatz fachlich und wirtschaftlich notwendig ist.

Wie wir es anders machen
1

Vor Ort verstehen, nicht nur abfragen

Wir betrachten Wohnbereiche, Schichten, Aufgaben, Ausfallbild und Führungsroutinen gemeinsam.

2

Abläufe kompetenzbasiert ordnen

PeBeM wird in stationäre Tourenplanung, stationäre Ablauforganisation, Netto-Dienstplanung und klare Verantwortung übersetzt.

3

Wirkung messbar machen

Leasing, Mehrarbeit, Resturlaub, Ausfallquote und PeBeM-Erfüllungsgrad werden als Steuerungskennzahlen sichtbar.

anonymisiertes Rechenbeispiel ca. 700.000 € p. a.

konservative Untergrenze aus weniger Leasing, weniger Mehrarbeit und vermiedenem Belegungsstopp.

ROI-Fallstudien ansehen
Kooperationspartner der bpa Servicegesellschaft

Für bpa-Mitgliedseinrichtungen: Einstieg mit Sonderkonditionen.

DienstplanBauer ist Kooperationspartner der bpa Servicegesellschaft mbH. Für Mitgliedseinrichtungen bedeutet das: PeBeM, Netto-Dienstplanung, stationäre Tourenplanung, Ablauforganisation und wirtschaftliche Steuerung können über einen vertrauten Partnerrahmen angefragt werden – praxisnah, vor Ort und mit vereinbarten Sonderkonditionen. Besonders sinnvoll ist das für Einrichtungen, die schnell Orientierung brauchen: PeBeM-Light, Qualifikationsmix, Nettozeit oder ein klares erstes Umsetzungsbild.

Sonderkonditionen für bpa-Mitglieder
PeBeM-Light als schneller Kriseneinstieg
PeBeM-Umsetzung mit Dienstplan- und Pflegesatzbezug
Direkte Projektarbeit mit EL, PDL und Wohnbereich
bpa-Konditionen anfragen Kooperation ansehen
Buchbare Einstiegspunkte

Buchbare Einstiegspunkte innerhalb der vier Schritte.

Kein Beratungsnebel. Wir starten dort, wo Ihr Druck am größten ist: Analyse schärfen, Planung ordnen, Umsetzung begleiten oder Wirkung evaluieren.

Einstieg

PeBeM-Quickcheck

Für Träger und Einrichtungen, die wissen wollen, wo sie bei §113c, Qualifikationsmix und Umsetzung wirklich stehen.

  • Kurzanalyse von Struktur, Rollen und Handlungsdruck
  • Priorisierung der nächsten Umsetzungsschritte
  • Klares Bild für Geschäftsführung, EL und PDL
Quickcheck anfragen
Krise & Übergang

PeBeM-Light

Für Einrichtungen, die Qualifikationsanforderungen aktuell nicht erfüllen können und schnell eine fachlich verantwortliche Übergangslogik brauchen.

  • Qualifikationslücken und Risiken sichtbar machen
  • Versorgungssicherheit und Fachkraftverantwortung priorisieren
  • Stufenplan Richtung Zielbesetzung entwickeln
PeBeM-Light ansehen
Ergänzender Baustein

Interimsmanagement

Für stationäre Einrichtungen, die bei vakanten Leitungsrollen kurzfristig Stabilität brauchen, ohne die nachhaltige Beratungslogik aus dem Blick zu verlieren.

  • Interim-Einrichtungsleitung oder Interim-PDL
  • Dienstplanung, Abläufe und Verantwortlichkeiten stabilisieren
  • Übergabe und Steuerungsroutinen nachhaltig absichern
Interim ansehen
Dienstplanung

Netto-Dienstplan-Audit

Für Einrichtungen mit Überstunden, Resturlaub, Einspringdruck oder Dienstplänen, die auf dem Papier funktionieren.

  • Abgleich von Bedarf, Nettozeit und Regelbesetzung
  • Ausfallbild und Urlaub qualifikationsbezogen betrachten
  • Ansatzpunkte für steuerbare Dienstplanlogik
Audit ansehen
Umsetzung

Ablauforganisation-Sprint

Für Wohnbereiche, in denen Aufgaben, Qualifikationen und Tagesstruktur neu sortiert werden müssen.

  • Praxisnaher Blick auf Wohnbereich, Schicht und Aufgabe
  • Kompetenzorientierter Einsatz statt Aufgabenchaos
  • Begleitung von Leitung und Team in der Umsetzung
Sprint besprechen

Die Angebote sind bewusst als Einstieg formuliert. Umfang, Tiefe und Projektlogik entstehen erst nach dem Kennenlernen Ihrer Einrichtung.

Auch für soziale Einrichtungen

Dienstplanung und Ablauforganisation für Eingliederungshilfe und Jugendhilfe.

Nicht jede Einrichtung arbeitet nach PeBeM. Aber viele Probleme sind dieselben: instabile Dienstpläne, kurzfristige Ausfälle, unklare Rollen, hoher Einspringdruck und Teams, die im Alltag nur noch reagieren.

Deshalb begleite ich auch Einrichtungen der Eingliederungshilfe und Jugendhilfe, darunter Wohngruppen, Kindernotgruppen und Jugendschutzgruppen. Im Mittelpunkt stehen verlässliche Schichtmodelle, pädagogische Präsenz, Schutzauftrag, Nacht- und Wochenendlogik sowie klare Verantwortung im Team.

Wohngruppen Kindernotgruppen Jugendschutzgruppen Ausfallsteuerung Nacht- und Wochenenddienste
Mehr zur sozialen Dienstplanung Projekt besprechen
Whitepaper

Whitepaper: Struktur folgt pflegerischer Leistung

Dieses Whitepaper ist für Menschen geschrieben, die Pflege verantworten oder jeden Tag praktisch leisten: Vorstände, Geschäftsführende, PDL, Pflegefachpersonen, Pflegehilfskräfte und Pflegeassistent:innen.

Es zeigt, warum gute Personal- und Ablaufoptimierung nicht bei der Dienstplanung beginnt, sondern bei klaren Strukturen, Rollen und Leistungsprozessen.

  • Ein gemeinsamer Blick für Leitung, Fachpflege und Assistenzteams
  • Konkrete Ansatzpunkte für PeBeM, Dienstplanung und Ablaufstruktur
  • Direkt herunterladen nach kurzer Kontaktdateneingabe
PeBeM nicht nur lesen, sondern umsetzen? Die eigene PeBeM-Seite zeigt, wie Personalbemessung, Dienstplanung, Qualifikationsmix und Ablauforganisation zusammengeführt werden. PeBeM Umsetzung ansehen

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Netto-Dienstplanung

Bedarfsgerecht planen: Nettozeit, Qualifikation und Ausfall zusammenführen.

Dienstplanung wird erst stabil, wenn nicht die volle Bruttoarbeitszeit verplant wird, sondern die tatsächlich verfügbare Netto-Arbeitszeit. Das verbindet Ausfallmanagement, qualifikationsbezogene Urlaubsplanung und kompetenzbasierten Einsatz.

Netto-Dienstplanung ansehen Projekt besprechen
Anonymisierte Fallstudien

So sieht Umsetzung aus, wenn Dienstplanung wieder Führung wird.

Die Fallstudien zeigen typische Projektmuster aus stationären Pflegeeinrichtungen: ohne Kundennamen, ohne Standorte und ohne erkennbare Einrichtungsdaten. Sichtbar bleibt, worum es fachlich geht: Entlastung, Steuerbarkeit und ein Alltag, der zur Personalbemessung passt.

Fallstudien ansehen Eigenes Projekt besprechen
Wissensreihe

Die Themen, über die Einrichtungen jetzt sprechen müssen.

Kurze Fachseiten, Fallstudien und Praxisimpulse bauen Schritt für Schritt Autorität auf: PeBeM-Light, Kompetenzentwicklung, Interimsmanagement, Netto-Dienstplanung, Qualifikationsmix, Pflegesatzlogik, stationäre Tourenplanung und Krisenstabilisierung.

Methodik Struktur folgt pflegerischer Leistung

Das DienstplanBauer-System verbindet PeBeM, Rollenmatrix, Nettozeit, Ablauforganisation, Pflegesatzlogik und Umsetzung.

 Rollenmatrix Das Bindeglied zwischen PeBeM, Dienstplanung und Pflegealltag

Warum Fachkraftverantwortung, Assistenzrollen, Delegation und Rückmeldewege konkret beschrieben werden müssen.

 Interimsmanagement Leitung auf Zeit, die nicht nur überbrückt, sondern stabilisiert

Interim-Einrichtungsleitung, Interim-PDL und operative Leitungsunterstützung mit Fokus auf nachhaltige Strukturen.

 PeBeM-Light Kriseneinrichtungen stabilisieren, ohne Qualifikationslücken schönzurechnen

Für Einrichtungen, die den Qualifikationsanforderungen aktuell nicht gerecht werden können und trotzdem handlungsfähig bleiben müssen.

 Netto-Dienstplanung Nettozeit statt Brutto-Soll als ehrliche Planungsgrundlage

Warum Dienstplanung erst tragfähig wird, wenn Urlaub, Krankheit, Fortbildung und Ausfall realistisch berücksichtigt werden.

 Kompetenzentwicklung Pflegefachkompetenz, Assistenz und Entwicklungspfade sauber ordnen

Warum PeBeM nicht nur Stellen berechnet, sondern Kompetenzen sichtbar macht und Verantwortung im Alltag entwickelt.

 Pflegesatzlogik PeBeM, Netto-Dienstplanung und Pflegesatz zusammendenken

Wie aus Personalbemessung, Ausfallbild und Regelbesetzung eine belastbare Grundlage für Steuerung und Verhandlung entsteht.

 Stationäre Tourenplanung Abläufe im Haus statt ambulanter Wege- und Einsatzlogik

Stationäre Tourenplanung beschreibt, wann welche pflegerische Leistung mit welcher Qualifikation im Wohnbereich sinnvoll erbracht wird.

 Eingliederungshilfe & Jugendhilfe Dienstplanung für Wohngruppen, Kindernotgruppen und Schutzgruppen

Stabile Schichtmodelle, Nacht- und Wochenendlogik, klare Rollen und verlässliche pädagogische Präsenz.

Wir planen nicht über Pflege –
wir planen mit Pflege.

Dienstplanbauer als Schnittstelle zwischen Mensch, Digitalisierung und Geschäftsführung
♢

Mit allen Ebenen

Wir arbeiten direkt mit Pflegefachkräften, qualifizierten Pflegehilfskräften, Pflegehelfern und Wohnbereichsleitungen – nicht nur mit der Geschäftsführung. Gute Planung entsteht dort, wo Pflege tatsächlich stattfindet.

◆

KPIs, die zählen

Gleichzeitig behalten wir die Kennzahlen im Blick, die für Ihre Geschäftsführung entscheidend sind: Auslastung, Personalkosten, Qualität. Wir verbinden Fachlichkeit mit betriebswirtschaftlicher Steuerung.

⚖

Rechtlich fundiert

Pflegeprozesse müssen durch Pflegefachkräfte definiert werden – das betrifft Maßnahmen und Zeitbedarfe. Keine reine Software-Konfiguration, sondern fachkundige Prozessgestaltung.

Pflegeprozesse sind keine IT-Einstellung – sie sind eine gesetzliche Verantwortung von Pflegefachkräften.

§4 PflBG – Pflegeberufegesetz
„Dienstplan kann doch jeder.“ Stimmt. Aber darum geht es uns nicht.

DienstplanBauer steht für etwas anderes: Wir arbeiten genau an der Schnittstelle zwischen Mensch, Digitalisierung und Geschäftsführung.

Und da wird es in der Praxis oft schwierig: Systeme sind da – aber sie werden nicht wirklich verstanden. Prozesse existieren – aber sie greifen nicht ineinander. Teams sollen funktionieren – aber die Struktur trägt nicht.

Genau hier setzen wir an.

Wir arbeiten nicht gegen bestehende Softwarelösungen, sondern bewusst mit ihnen. Wir holen das raus, was da ist – und machen es nutzbar. Nicht technisch gedacht. Sondern aus der Praxis heraus.

  • Wir schauen uns an, wie Arbeit wirklich läuft
  • Wir machen Strukturen sichtbar
  • Wir verbinden Systeme mit dem Alltag der Menschen

Denn ein Dienstplan ist am Ende nur das Ergebnis. Entscheidend ist, ob das System dahinter funktioniert.

So arbeiten wir zusammen

Von der Analyse bis zur stationären Ablauforganisation

Wir verbinden Pflegepraxis, Dienstplanung und wirtschaftliche Steuerung so, dass daraus ein umsetzbarer Alltag entsteht. Klicken Sie auf einen Schritt, um die einzelnen Leistungen zu sehen.

1
01

Analyse

verstehen, wo Sie stehen

Ganzheitliche Analyse Ihrer Abläufe, Dienstplanung, stationären Ablauforganisation und Organisation. Wir verschaffen Ihnen innerhalb kürzester Zeit ein klares Bild Ihrer Einrichtung.

3 Leistungen ansehen
●
Ganzheitliche Einrichtungsanalyse

Priorisierte Maßnahmenübersicht: Wo stehen Sie, wo liegen die zentralen Probleme, was muss sich ändern?

●
Qualitätsaudit vor Ort

Strukturierte Checkliste, konkrete Handlungsempfehlungen – kein Standardbericht, sondern umsetzbare Maßnahmen.

●
Personalanalyse

Tatsächlichen Bedarf sichtbar und argumentierbar machen – als Grundlage für Pflegesatzverhandlungen.

2
02

Konzept & Umsetzung

planen, was sich ändern muss

Strukturierte PeBeM-Roadmap mit regelmäßigen Steuerungsterminen. Kompetenzbasierte Arbeitsabläufe und stationäre Ablauforganisation, maßgeschneidert auf Ihre Einrichtung.

3 Leistungen ansehen
●
PeBeM-Projektbegleitung

Klare Roadmap, verbindliche Vereinbarungen – damit die Umsetzung nicht im Tagesgeschäft verloren geht.

●
Stationäre Ablauforganisation

Bestehende Abläufe neu strukturieren – orientiert an Qualifikationen, Zeitbedarfen und Anforderungen im stationären Alltag, nicht an ambulanter Wege-Logik.

●
Workshops & Moderation

Praxisnahe Workshops zu PeBeM, Dienstplanung, stationärer Ablauforganisation und Organisationsstruktur – mit konkreten Ergebnissen.

3
03

Schulung

Ihr Team befähigen

Ihre Mitarbeitenden lernen, eigenständig mit den neuen Strukturen zu arbeiten – von Netto-Dienstplanung bis Ausfallmanagement.

3 Leistungen ansehen
●
Netto-Dienstplanung

Dienstplanung und stationäre Ablauforganisation am tatsächlichen Bedarf ausrichten statt an starren Sollvorgaben. Versorgungssicherheit + Wirtschaftlichkeit.

●
Urlaubs- & Ausfallmanagement

Strukturierte Urlaubsplanung, klare Vorgehensweisen bei Ausfällen. Weniger Engpässe, weniger Belastung.

●
Rollen- & Delegationsmatrix

Trennscharfe Verantwortungsmatrix. Praxisnahes Organigramm, das Transparenz schafft und Doppelstrukturen reduziert.

4
04

Begleitung im Alltag

dranbleiben – gemeinsam einspielen

Auch nach dem Konzept stehen wir per Remote-Support an Ihrer Seite – bei Rückfragen, neuen Mitarbeitenden, Kennzahlen-Reviews. Ihre bestehende Software bleibt, wo sie ist; wir helfen, das Beste daraus zu machen.

Tagessatz für Beratung und operative Begleitung: 1.300 € zzgl. 19% USt. Bei 50% GKV-Förderung liegt der rechnerische Eigenanteil bei 650 € pro Beratungstag – sofern die Fördervoraussetzungen erfüllt sind. bpa-Mitgliedseinrichtungen erhalten Sonderkonditionen über die bpa Servicegesellschaft. Das Angebot ist als Senior-Umsetzungsberatung angelegt: klarer Umfang, messbare Wirkung und das Ziel, Einrichtungen fachlich unabhängiger zu machen. Kostenübersicht ansehen → Kostenloses Vorgespräch vereinbaren →

Xaver Bauer – PeBeM-Fachberater
Der Dienstplanbauer

Xaver Bauer

B.A. Gesundheits- & Sozialmanagement · Pflegefachkraft · Coburg

Ich war selbst Pflegedienstleitung. Ich kenne die Nächte, in denen der Dienstplan wieder nicht aufgeht. Ich weiß, wie es sich anfühlt, wenn das Team am Limit ist – und trotzdem niemand einspringen kann.

Deshalb begleite ich Organisationen, Führungskräfte und Teams mit einem klaren Anspruch: Struktur mit Haltung zu verbinden. Denn Pflege und Führung brauchen heute mehr als Effizienz – sie brauchen Richtung, Rückgrat und echte Kultur sowie intelligente Planung.

Initiator von #PflegeBesserMachen und Gründer von DienstplanBauer – mit dem Anspruch, Pflegeorganisation fachlich, wirtschaftlich und menschlich zusammenzubringen.

„Haltung ist kein Statement. Haltung ist mein Stil.
Haltung wirkt. Und wo sie wirkt, entsteht wahrer Wandel.“
PeBeM §113c Personalentwicklung Dienstplanung Stationäre Ablauforganisation HR & QM Changemanagement
bpa Servicegesellschaft Kooperationspartner bpa Servicegesellschaft mbH Sonderkonditionen für bpa-Mitglieder

Beruflicher Werdegang

seit 04/2026
Kooperationspartner
bpa Servicegesellschaft mbH
seit 01/2023
Selbstständig – Management- & Organisationsberatung
DienstplanBauer.de (ab 08/2025 hauptberuflich)
09/2024 – 05/2025
Senior Dienstplan-Manager & Projektleitung PeBeM
CURA Unternehmensgruppe, Berlin
09/2022 – 09/2024
Dienstplanmanager (DPM)
Kursana GmbH
10/2022 – 10/2024
Mitglied – Öffentlichkeitsarbeit & Forschung
Care for Innovation e.V., Berlin
10/2021 – 08/2022
Berater Dienstplanung & Ausfallmanagement
Planhero Software GmbH, Dresden
04/2021 – 10/2021
Coaching & Schulungen für Führungskräfte
For Leaders – KriCon GmbH (freiberuflich)
10/2020 – 04/2021
Einrichtungsleiter (111 MA, 152 Bewohner)
AWO
10/2019 – 10/2020
Pflegedienstleiter
Alloheim Senioren-Residenzen SE, Rodach
02/2017 – 09/2019
Pflegedienstleiter Intensivpflege
L&W Intensivpflege UG, Niederwinkling
04/2015 – 04/2017
Projektleitung Migrations- & Diversity-Management
Paritätischer Wohlfahrtsverband, München
Kundenstimmen

Das sagen Kund:innen über meine Arbeit

★★★★★
4,77 von 5 Sternen · 97 Bewertungen
„Dank der Unterstützung und der absoluten Leidenschaft für das Thema konnte ich innerhalb eines Jahres ein ganzes Unternehmen konsolidieren! Ich bin Herrn Bauer unwahrscheinlich dankbar für seine Offenheit, seine Transparenz sowie seine unermüdliche Leidenschaft für das Thema.“
Victoria Caler
GFA mbH – gfambh.com
9 begleitete Einrichtungen
„Xaver Bauer hat uns in allen vier Einrichtungen der stationären Altenhilfe bei der Ablaufanalyse und -planung begleitet. Er hat sich in kürzester Zeit auf die individuellen Herausforderungen jeder Einrichtung eingestellt und mit viel Geduld nach gemeinsamen Lösungen gesucht.“
Franka Seyboth
Novalis Diakoniegesellschaft gGmbH
4 begleitete Einrichtungen
„Die Schulung war hervorragend strukturiert und sehr übersichtlich. Besonders beeindruckt hat mich, wie Herr Bauer es geschafft hat, die Teilnehmer von Anfang an abzuholen. Die praxisorientierte Vermittlung war erstklassig – alle wussten sofort, wie sie das Gelernte im Arbeitsalltag anwenden können.“
Sebastian Schleinitz
ASB Baden-Württemberg e.V.
12 begleitete Einrichtungen
„Xaver Bauer ist Experte im Bereich der Personalbemessung und Einsatzplanung. Seine Leidenschaft gilt der Verbesserung des Gesundheitswesens durch die Neugestaltung von Arbeitsprozessen und die Optimierung von Abläufen.“
SuperNurse
supernurse.de
„Herr Bauer verfügt über ein hervorragendes und tiefgehendes Fachwissen. Aufgrund seiner ausgezeichneten Auffassungsgabe ist er jederzeit in der Lage, auch schwierige Situationen sofort zutreffend zu erfassen und schnell exzellente Lösungen zu finden.“
Kursana care GmbH
Arbeitszeugnis
„Herr Bauer überzeugt durch eine sehr hohe fachliche Kompetenz und ein tiefes Verständnis für die Abläufe in der Pflege. Besonders hervorzuheben ist seine bodenständige und zugleich sehr angenehme Art im Umgang mit Mitarbeitenden auf allen Ebenen. Die Zusammenarbeit war durchweg konstruktiv, praxisnah und lösungsorientiert. Sympathisch, fachlich stark und absolut empfehlenswert.“
Geschwister de Haye’sche Stiftung
Seniorenzentrum Koblenz – dehaye.de
1 begleitete Einrichtung ★ Google-Bewertung
GKV-Förderung

Zuschüsse für Ihr PeBeM-Projekt

Pflegekassen fördern zwei Bereiche, die Ihr Projekt direkt stärken. Zuständig: Lucia Domizio

Tagessatz 1.300 €

für Beratung, Analyse, Workshops und operative Begleitung vor Ort oder remote, jeweils zzgl. 19% USt.

Bei 50% Förderung 650 €

rechnerischer Eigenanteil pro Beratungstag, sofern die Maßnahme bewilligt und die Fördervoraussetzungen erfüllt sind.

Rechenbeispiel: 6 Beratungstage entsprechen 7.800 € Beratungshonorar zzgl. USt. Bei 50% Förderung reduziert sich der rechnerische Eigenanteil auf 3.900 € zzgl. USt. Die tatsächliche Förderfähigkeit wird vor Projektstart mit Ihrer Pflegekasse geprüft.
bpa-Mitgliedseinrichtungen erhalten Sonderkonditionen über die bpa Servicegesellschaft.
Alle Kosten und Interims-Tagessätze ansehen →

Vereinbarkeit von Familie & Beruf

bis 50% / max. 7.500 € p.a.

§8 Abs. 7 SGB XI – Passgenaue Schichtmodelle, Schulungen, Organisationsentwicklung für Vereinbarkeit.

  • Impulsworkshop & kompetenzbasierte Netto-Dienstplanung
  • Ausfallmanagement mit klarer Zielgröße
  • Vermeidung von VK-Übersettings

Bei < 26 Pflegekräften: bis 70% / max. 10.000 €

Digitalisierung

bis 40% / max. 12.000 € einmalig

§8 Abs. 8 SGB XI – Digitale Ausrüstung inkl. Inbetriebnahme und Schulungen, förderfähig bis 31.12.2030.

  • Digitale Basis für Dienstplanung
  • Kennzahlen-Transparenz
  • Skill-/Grade-Mix-gestützte Einsatzplanung

Hinweis: Auch Ihre bestehende Pflegesoftware kann nach §8 Abs. 8 förderfähig sein – wir helfen bei der Antragsstellung.

1

Maßnahmen planen

Wir konkretisieren mit Ihnen Maßnahme, Kosten und Zielbezug.

2

Antrag stellen

Jede Einrichtung stellt den Antrag bei ihrer Pflegekasse.

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Umsetzen & nachweisen

Umsetzung plus Verwendungsnachweis – wir liefern Ergebnisdokumentation.

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bpa Servicegesellschaft mbH
Institutionelle Kooperation

bpa-Kooperation: ein sichtbares Plus für Ihre Einrichtung.

Als Kooperationspartner der bpa Servicegesellschaft mbH bieten wir den Mitgliedseinrichtungen des Bundesverbands privater Anbieter sozialer Dienste (bpa e.V.) unser Leistungsspektrum rund um PeBeM, Netto-Dienstplanung, stationäre Ablauforganisation und Organisationsentwicklung zu vereinbarten Sonderkonditionen an.

Besonders sinnvoll ist die Zusammenarbeit, wenn aus PeBeM nicht nur ein Rechenwert, sondern ein tragfähiger Alltag entstehen soll: klare Regelbesetzung, kompetenzbasierter Einsatz, Pflegesatzargumentation und Umsetzung mit den Leitungsteams vor Ort.

PeBeM-Umsetzung Netto-Dienstplanung Ablauforganisation vor Ort Personalanalyse für Pflegesatz Leitungsworkshops & Schulungen Sonderkonditionen für bpa-Mitglieder
bpa-Konditionen anfragen Mehr zur bpa Servicegesellschaft
Ergänzendes Projekt-Netzwerk

DienstplanBauer führt das Projekt. Spezialist:innen kommen bei Bedarf dazu.

Der rote Faden bleibt bei uns: Analyse, Dienstplanung, Ablauforganisation und Umsetzung in Ihrer Einrichtung. Wenn ein Projekt zusätzliche Expertise braucht, binden wir gezielt ausgewählte Partner:innen ein.

Katrin Hausberg

Katrin Hausberg

Kseli UG – Personalarbeit im Gesundheitswesen

Wird bei Bedarf für Personalgewinnung, kompetenzbasierten Einsatz und Personalbindung eingebunden.

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Tino Wiefel

Tino Wiefel

Agentur für Pflegeinnovation

Ergänzende Expertise für Innovation, Organisation und Wandel in der professionellen Pflege.

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Nicole Böldt

Nicole Böldt

Umbruch-Pflege – PeBeM-Begleitung nach §113c

Ergänzende Fachexpertise für kompetenzbasierte Pflegeprozesse und Ausfallstrategie.

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Erkan Davut

Momentum Consulting & Coaching

Strukturierte PeBeM-Umsetzung

Bei passenden Projektlagen zusätzliche Begleitung für strukturierte PeBeM-Umsetzung und Führungsarbeit.

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Blog

Fachliche Informationen über unsere Arbeit

Kurze Praxisimpulse, Einblicke aus Projekten und Gedanken zu PeBeM, Dienstplanung und Ablauforganisation teile ich regelmäßig auf LinkedIn.
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20. Mai 2026

Dienstplanung Jugendhilfe: Erst Aufgaben klären, dann Dienste planen

Warum Dienstplanung in Kindernotgruppen, Jugendschutzgruppen und Wohngruppen erst funktioniert, wenn Aufgaben, Rollen, Wochenplan und Personalbemessung sauber geklärt sind.

Von Xaver Bauer, DienstplanBauer
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17. Juli 2025

PeBeM – Struktur schafft Sicherheit

Warum gute Dienstplanung mehr ist als ein Plan. Einblicke in PeBeM, stationäre Ablauforganisation und strukturierte Abläufe in der stationären Altenhilfe.

Von Xaver Bauer, DienstplanBauer
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30. November 2025

Dienstplanplanung, die wirkt – das Erfolgsprojekt der GFA mbH

Victoria Caler (COO, GFA mbH) über die strategische Verbindung von Ablauf- und Dienstplanorganisation für zukunftsfähige Strukturen.

Von Victoria Caler, GFA mbH
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Video

PeBeM – Die Sicht der Praxis

PflegeFaktisch #145 – Xaver Bauer im Gespräch über PeBeM, Dienstplanung, stationäre Ablauforganisation und Praxiserfahrung.

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Neu: PeBeM als Kurzvideo Das neue YouTube-Short ist auf der Videoseite eingebunden: Kurzvideo ansehen
Häufige Fragen

Was Sie wissen sollten

Die gesetzliche Grundlage nach §113c SGB verändert das strategische und operative Management im Bereich der stationären Altenhilfe. PeBeM-Beratung bietet eine ganzheitliche Analyse und effiziente Umsetzung zur Steigerung der Effizienz und Qualität für Ihre Einrichtungen. Wir unterstützen Sie auch bei einer sinnvollen Mehrpersonalisierung im Rahmen der Korridorverhandlungen Richtung §113c SGB XI.
Wir beginnen mit einer Analyse: Bestehende Schichtmodelle, Besetzungsstärken, Ausfallquoten. Daraus entwickeln wir ein Konzept, das zu Ihrer Einrichtung passt – maßgeschneidert auf Stationsgrößen, Qualifikationsstruktur und Arbeitskultur. Dabei setzen wir auf wissenschaftliche Erkenntnisse und praxiserprobte Kennzahlen-Instrumente.
Stationäre Tourenplanung und stationäre Ablauforganisation meinen die strukturierte Planung innerhalb einer Pflegeeinrichtung: Welche Bewohner:innen brauchen wann welche Leistung, mit welcher Qualifikation und in welcher Reihenfolge? Das ist bewusst etwas anderes als ambulante Tourenplanung, bei der Fahrwege, Einsatzorte und externe Zeitfenster im Mittelpunkt stehen. Bei uns geht es um Pflegeprozesse, Wohnbereiche, Qualifikationsmix und einen realistischen Tagesablauf im Haus.
PeBeM-Light ist ein verantwortlicher Übergangsmodus für Kriseneinrichtungen oder Einrichtungen, die den Personalanforderungen nach Qualifikationen aktuell nicht gerecht werden können. Es geht nicht darum, Fachlichkeit zu ersetzen oder Lücken schönzurechnen. Ziel ist, Qualifikationslücken, Risiken, Aufgaben und Dienstplanung so zu ordnen, dass die Einrichtung kurzfristig stabiler wird und Schritt für Schritt in eine tragfähige PeBeM-Zielstruktur kommt.
Gute Pflege braucht gute Strukturen. Wenn HR-Prozesse und Abläufe zwischen Stationen nicht stimmen, leidet die Versorgungsqualität. Wir helfen, Prozesse zu entschlacken und Verantwortlichkeiten klar zu definieren – besonders im Kontext von Qualitätsmanagement bei der PeBeM-Umsetzung.
Der Tagessatz für Beratung und operative Begleitung liegt bei 1.300 € zzgl. 19% USt. Bei förderfähigen Maßnahmen kann eine GKV-Förderung von bis zu 50% möglich sein; rechnerisch entspricht das 650 € Eigenanteil pro Beratungstag. Vor Projektstart prüfen wir gemeinsam, ob die Maßnahme, der Kostenplan und der Zielbezug zu den Fördervoraussetzungen passen. bpa-Mitgliedseinrichtungen erhalten Sonderkonditionen über die bpa Servicegesellschaft.
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